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TITRE VI : SANCTIONS
Article 16 : Tout membre du Conseil d’Administration dont les activités seront jugées contraires au but et aux objectifs de l’Association sera radié à tout moment par l’Assemblée Générale à la majorité des 2/3 des membres présents sur proposition du C.A.
Toutefois, l’intéressé sera invité à répondre au préalable des charges retenues contre lui.
Tout membre ayant manqué successivement à trois (03) réunions sans motif valable est révoquée.
TITRE VII – ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
Article 17 : Les organes de H.D
17.1. L’Assemblée Générale
Elle est composée de tous les membres de l’organisation. Elle se réunit une fois par an en session ordinaire ou en Assemblée Générale annuelle.
L’Assemblée Générale annuelle est convoquée chaque année par le Conseil d’Administration dans les trois (03) mois qui suivent la clôture de chaque exercice fixée au 31 décembre de chaque année.
Elle adopte les rapports d’activités et financiers de l’exercice précédent et vote le budget de l’exercice suivant. Elle discute du programme annuel d’activités de l’association et adopte s’il y a lieu le rapport financier du Commissaire aux Comptes.
17.2. Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration a plein pouvoir pour gérer et administrer H.D. sauf ce qui a été expressément réservé à l'Assemblée Générale par les statuts. Il est l’organe de suivi des décisions de l’Assemblée Générale.
Le Coordinateur Exécutif sans être membre du C.A. participe à toutes les réunions et sessions du Conseil d’Administration. Celles-ci peuvent être élargies à un ou plusieurs agents de la Coordination ou membres de l’association en cas de nécessité.
Les décisions du C.A. sont prises à la majorité simple des voix inscrites. Chaque membre n'a droit qu'à une seule voix. Cette voix peut être donnée en procuration. En cas d’égalité des voix bloquant les prises de décisions au cours d’une réunion, une autre réunion est convoquée dans un délai inférieur ou égal à soixante-douze (72) heures. En cas de persistance de l’égalité des voix, le problème est soumis à une Assemblée Générale Extraordinaire.
Les convocations du C.A. doivent être envoyées huit (08) jours avant la date fixée pour la rencontre. Elles devront indiquer la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour.
Les membres du C.A peuvent être collectivement ou individuellement démis de leur fonction pour faute grave.
Toutes les réunions du C.A. sont consignées dans un régistre comportant :
- la date,
- l’ordre du jour,
- les personnes présentes,
- les décisions prises.
17.3. La Coordination Exécutive
Les attributions de la Coordination Exécutive sont fixées en vertu de l’Article 15 des Statuts de l’association. Elle est constituée de l’équipe technique de H.D. chargée de l’exécution du plan d’action. Elle comprend :
- Le Coordinateur Exécutif : il joue le rôle de directeur exécutif
- Les Chargés de Programme : ils mettent en exécution les plans d’action sectorielle relevant de leur programme. Ils étudient chacun dans leur domaine, les problèmes propres à leur spécialisation et proposent des activités au Coordinateur Exécutif.
- Les Responsables de Commissions : ils assistent le Coordinateur Exécutif et les Chargés de Programme dans l’exécution de leurs activités.
- Le Secrétaire-Comptable : il assure tous les travaux de secrétariat et de comptabilité. Il est placé sous la responsabilité du Coordinateur Exécutif.
D’autres postes de travail peuvent être créés en fonction de l’ampleur des activités de H.D et des moyens financiers disponibles.
Tous les postes de la Coordination Exécutive sont rémunérés selon les moyens mobilisés par l’association.
Article 18 : Le contrôle des comptes
Conformément à l’Article 16 des Statuts, un Commissaire aux Comptes assermenté pour contrôler les finances de H.D. peut être choisi lorsque le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale l’estime nécessaire et en fonction des moyens financiers disponibles.
Les tâches du Commissaire aux Comptes consistent en la vérification de l’exactitude des comptes au niveau du Trésorier et de la Coordination Exécutive et en l’information des membres du C.A et de l’Assemblée Générale.
Article 19 : Les réunions des membres
L’Association tient des réunions mensuelles qui ont pour objet d’informer les membres ou de receuillir leurs avis et propositions sur les activités de l’organisation ou sur un problème donné. Elles ont lieu chaque premier (1er) samedi du mois. Elles sont convoquées par le Président du C.A ou le Coordinateur Exécutif.
Article 20 : Le vote
Pour les décisions, le vote peut se faire par consensus, à main levée ou à bulletin secret.
Article 21 : Litige entre les membres
En cas de mésentente entre deux (02) ou plusieurs membres de l’association, une Commission est mise en place par le Président ou le Coordinateur Exécutif pour un règlement à l’amiable. En cas d’issue non favorable, l’affaire sera portée au niveau du C.A, et si besoin, à l’Assemblée Générale pour un règlement définitif.
Article 22 : Litige entre l’association et tiers
En cas de litige entre l’association et tiers, la Coordination Exécutive recherchera en priorité, le règlement à l’amiable et saisit en premier resssort le C.A. Celui-ci peut à son tour saisir l’AG. En cas d’issue non favorable, les deux (02) parties peuvent faire recours au Tribunal de Première instance de Lomé.
TITRE VIII : RESSOURCES ET GESTION
Article 23 : H.D. est une association à caractère social et à but non lucratif, tirant ses ressources des :
- Droits d’adhésion et des cotisations annuelles de ses membres ;
- Subventions des organismes nationaux et internationaux ;,
- Souscriptions volontaires ;
- Dons et legs de toute personne physique ou morale ;
- Quêtes au profit d’actions sociales ;
- Quotités sur les honoraires des prestations de services,
- l’aide pouvant provenir des organismes nationaux et internationaux ;
- recettes pouvant provenir des manifestations et exploitations de l’association et des fonds placés ;
- prêts ;
- les appels de fonds auprès des personnes de bonne volonté ;
- quotités (10%) sur les perdiems perçus par les membres aux séminaires/ateliers et autres.
Article 24 : Tous les fonds de H.D sont déposés ou transférés dans les comptes ouverts dans les banques dont le siège social se trouve sur le territoire de la République Togolaise.
Article 25 : La gestion des finances et des biens de l’Association est organisé sous la responsabilité du Trésorier. Elle doit être caractérisée par la rigueur et l’honnêteté.
Article 26 : Le Trésorier établit le bilan annuel qu’il présente à la fin de chaque exercice sous forme détaillée. Il prépare et propose le budget annuel de l’exercice suivant, avant la fin du onzième (11e) mois de l’année en cours. Il tient régulièrement à jour les livres de comptes.
Article 27 : Toute opération de retrait de fonds à la banque est subordonnée à la signature conjointe de trois (03) membres suivants :
- Le Président
- Le Trésorier
- Le Coordinateur Exécutif
Toutefois, en cas d’empêchement de l’un des mandataires du compte, les deux (02) autres sont autorisés à effectuer l’opération.
TITRE IX : DISPOSITIONS FINANCIERES
Article 28 : Droit adhésion
L’adhésion à l’association est libre et volontaire. La condition préalable est l’acceptation sans réserve des statuts et du règlement intérieur.
L’admission au sein de l’Association est subordonnée aux règles citées à l’Article 08 des statuts et au payement d’une somme de deux mille francs (2000F CFA) comme droit d’adhésion et deux (02) photos d’identité. Elle est concrétisée par la délivrance d’une carte de membre par le Conseil d’Administration.
Article 29 : Utilisation du droit d’adhésion
Les droits d’adhésion servent à couvrir les frais administratifs et de fonctionnement de l’association. Ce droit n’est pas récupérable en cas de démission ou d’exclusion.
Article 30 : Cotisations des membres
- Cotisations ordinaires
Les cotisations ordinaires des membres sont une obligation. Le taux de ces cotisations est fixé à cent (100) francs CFA par mois, soit mille deux (1200) Francs CFA par an et par membre payable au cours du premier (1er) semestre de chaque année.
- Cotisations spéciales
Elles sont effectuées par les membres en fonction des besoins sur demande de la Coordination Exécutive approuvées par le Conseil d’Administration.
- Avoir en caisse
Le Secrétaire-Comptable ne peut conserver en caisse qu’une somme de trente mille (30 000) Francs CFA, l’excédent doit être déposé sur le compte bancaire de l’association.
TITRE X : RELATION
Article 31 : L’Association peut tisser des relations avec d’autres associations, comités de développement et ONG nationaux et internationaux poursuivant les mêmes objectifs.
TITRE XI : MISSIONS ET STAGES
Article 32 : Pour assurer à l’Association des ressources humaines compétentes et compte tenu des besoins, les membres peuvent faire des stages ou être envoyés en mission au Togo ou à l’étranger. Toute personne concernée par cette disposition doit obligatoirement fournir au Conseil d’Administration, huit (08) jours au plus tard, après son retour, un rapport de stage ou de mission.
H.D peut également accueillir des stagiaires et volontaires nationaux et internationaux.
TITRE XII : REGLE DE PROCEDURE DES ASSEMBLEES GENERALES
v Assemblée Générale Annuelle
Article 33 : Le Président de l’Assemblée Générale
Le Président du Conseil d’Administration est d’office le Président de l’Assemblée Générale.
Il donne la parole et détermine l’ordre des orateurs. S’il désire participer au débat, il cède momentanément la présidence aux Rapporteurs élus ou désignés par l’Assemblée Générale jusqu’à la clôture du débat portant sur le point en question.
Article 34 : Le Secrétaire de l’Assemblée Générale
Le Secrétaire du Conseil d’Administration est d’emblée le Secrétaire de l’Assemblée Générale.
Il est chargé d’enregistrer tous les débats, résolutions et recommandations et de dresser le rapport de chaque journée ainsi que le procès-verbal général.
Le Président prépare et présente les sujets à examiner et à débattre. Il fait office de personne ressource.
v Assemblée Générale Elective
Article 35 : Le Présidium de l’Assemblée Générale Elective
L’Assemblée Générale Elective est dirigée par un Présidium constitué de trois (03) membres :
un Président assisté de deux (02) Rapporteurs issus de Personnes Ressources ou de Responsables d’associations, d’ONG et de CDQ invités pour la circonstance.
TITRE XIII: DISPOSITIONS FINALES
Article 36 : Modification du Règlement Intérieur
Le présent Règlement Intérieur peut être révisé ou amendé par l’Assemblée Générale sur proposition des 2/3 des membres de l’Association.
Article 37 : Situation imprévue
Tous les cas non prévus par le présent Règlement Intérieur sont provisoirement réglés par la Coordination Exécutive qui en informe le Conseil d’Administration.
Article 38 : Entrée en vigueur
Le présent Règlement Intérieur entre en vigueur dès son adoption par l’Assemblée Générale.
Fait et adopté à Lomé, le 18 Janvier 2003
L’ASSEMBLEE GENERALE CONSTITUTIVE
Révisé et adopté, le 15 Août 2011
L’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
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